新公司成立，从零开始的行政人事工作内容有哪些？

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: 提问人：匿名
2022-03-29 18:27

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张丽丽财税销售经理
中经慧税 • 联贝财务
一个企业从创业到发展壮大，可以在短短的时间内飞速发展，但是如何在发展壮大的情况下保持公司的正常运转并不断地进行人才继续扩充，这就是一个非常值得考虑的问题了。万丈高楼平地起，一起来了解下新公司成立，从零开始的行政人事工作内容有哪些？
一、行政事务与行政费用
1、公司的行政事务
每一个公司都有处理日常行政事务的部门，这一点大公司和小公司都一样，行政事务通常都比较琐碎，有时候很让人头疼，但是这些琐碎的事情却又不能不做。因此，创业者必须妥善处理这些琐碎的工作，做好公司的行政保障，给顾客或是来应聘的员工留下一个好印象。
那么，一个新公司的行政人员在这方面具体要做哪些工作呢？
（1）积极培育传播企业文化。在一个企业中，用薪酬留住员工是远远不够的，还必须用独特的企业文化去吸引员工，感化员工。行政人员要做的就是积极地建设、培育独特的企业文化，而且还要不遗余力地传播这种文化，不断促进企业的快速发展。
（2）做好公司的办公管理和印章管理工作。
（3）做好公司的安全生产和安全保卫工作以及员工车辆、交通管理工作。
（4）注意信息的收集和整理，并及时提供给管理者。
这里所说的信息包括公司的内部信息和外部信息。公司的内部信息包括：公司的生产状况、财务状况，采购、库存信息，产销状况、人力资源以及设备的使用与管理等。
公司的外部信息包括：社会习惯、风俗、时尚变化，国家相关政策法规、市场需求、消费结构、消费层次的变化，同行业企业的信息，突发事件，科学技术发展动态信息等。
公司的行政管理人员最重要的工作就是及时了解国家政府机关相关政策和法律规定的变化以及企业内部情况的发展变化。
（5）负责公司的工商年检、变更以及各类合同的收集与管理以及法律事务工作。
（6）加强沟通。这里所提到的沟通包括纵向沟通和横向沟通。纵向沟通主要是指与上级的沟通和与下级之间的沟通。与上级所做的沟通主要是为了充分领悟领导的意图，把握住大方向，同时把自己和下级部门的观点很好地传达给上级，这就需要行政人员具有良好的观察分析能力和表达能力。与下级之间的沟通主要是忠实地、不打折扣地执行上级的决定以及收集、整理下级部门的各项信息，这就要求行政人员要有较强的应变能力和组织能力。
横向沟通包括公司内部相关部门与外界媒体、政府机关之间的沟通。行政人员在传达领导精神、布置工作任务以及协调各部门的工作时，一定要真诚、谦虚，这就需要行政人员具有较强的自我控制能力和适应能力。
（7）协助领导处理好公司内部的各种突发性事件。
（8）做好来访客人的接待工作。
（9）明确岗位职责。一个公司的日常行政事务非常繁杂、琐碎，行政人员要做的就是按照岗位职责进行明确分工，保证每一项工作都有人负责。
（10）.负责各种公文、函电、报表等文字资料的签收、拆封、登记、呈报、传阅、催办以及整理归档工作。
（11）负责公司的保密工作和机要管理工作，还要做好公司的档案管理工作，包括各类档案资料的内部收集、整理和归档。
（12）协助领导制订工作计划，起草报告、文件、总结规划、决定以及以公司的名义发出的文函。协助领导做好公司的日常工作，组织、安排公司会议，做好记录，认真检查会议决议的落实情况，及时汇总，向公司领导汇报。协助领导做好公司各部门的考核、监督以及协调工作，督促检查各部门工作计划的落实情况与规章制度的执行情况。
（13）负责协调公司股东会、董事会、监事会的联络以及会议筹备工作。
2、行政费用
新公司的行政费用总共有以下几类：
（1）办公费
办公费是公司内部各部门办公家具、办公文具、办公设备、办公室通信器材、易耗材料等物品的购置费用。
公司的行政部门应该设专人对办公用品进行管理，办公用品采购审批的程序是：各部门填写《采购申请单》，然后上报给行政部门进行审核，经总经理或财务总监审核后到定点单位进行采购。
（2）业务招待费
业务招待费是指招待客人而产生的支出，包括餐饮费、礼品或礼金、娱乐活动花费、旅游景点门票等。
招待费用发生前，应该采用口头或书面形式向行政领导提出本次费用计划（如果领导出差，可以事后补办）；单次消费金额如果超过了一定限度，就必须提出书面申请，如填写《业务招待费用申请表》。书面申请应该包括以下内容：具体事由、参加人数、发生次数、预计金额。
（3）.差旅费
差旅费具体是指因工作需要外出所发生的各种交通费、住宿费、伙食费补助等。因工作需要外出，按出差地点的不同可以分为：国内临时出差、国内长期出差（就是我们所说的外派）、境外出差。
（4）通信费
通信费（含网络、邮寄费用）是指公司内各部门和工作人员安装、使用电话、宽带所支出的费用，这其中还包括移动电话的费用补贴。
（5）交通费
交通费是指用于车辆的燃油费、停车费、过路过桥费等。除此之外，还有在市区内发生的出租车费、公交车费，发货、取货时所产生的运输费。
（6）三项经费
公司的三项经费是指员工的福利费、职工教育经费、工会经费。
二、做好客户接待工作
公司成立后，渐渐地就会有客户前来咨询、访问又或者洽谈业务，因此客户接待工作必须要做好，这关系到新公司的形象，做好客户接待工作有可能会为公司加分。那么，怎样才能做好客户的接待工作呢？
客户接待方面的内容很多，下面我们讲几点最重要的，需要特别注意的地方：
1、客人来访应该起身相迎
公司有客户来访时，不管有多忙，不管手头有多少事，都要立刻停下，马上起身，礼貌地向客人打招呼，千万不能继续低头工作或者坐着跟客户打招呼后继续做自己的事，这样会让客户觉得自己受到了轻视。
2、要礼貌地向客户问好，千万不能以貌取人
有客户来访时，不管客户的身份如何，都应该向客户问好。
3、引导客户到洽谈区或会客室
接待人员应该亲自将客户带到会客室或是洽谈区，千万不能用手指着洽谈区或会客室对客户说“请到那里等候”。
4、端上茶水
接待人员应该双手递上茶水或将茶水放在客户座位的右方，茶水应该只倒七成满，防止茶水因太满而溢出。
5、记住客户的资料
和客户交谈时，千万不能心不在焉、东张西望，必须认真地与客户交流，记住客户的基本情况，特别是客户公司的名称和客户的姓名。如果有些内容没有听清，应该向客户问清楚，以便记住正确的公司名称和客户的名字。
6、客户离开时应礼貌送客
客户离开时接待人员应起身，并用“请慢走”“再见”等礼貌用语相送。
三、新公司的招聘策略
一家新成立的公司最初只有少数的创业人员，而这几个创业人员很难支撑公司的正常运营，也很难让公司获得快速的发展。这个时候，新公司就必须对外招聘员工。一提到招聘员工，必然要涉及新公司的招聘策略的问题。
1、如何制定自己的招聘策略
一家新公司在制定自己的企业人力资源招聘策略时，必须考虑到以下几个问题：
（1）与使命和愿望有关的问题：
①我们究竟是谁？我们是做什么的？
②我们存在的理由是什么？我们是一家怎样的公司？
③我们希望成为一家怎样的公司？我们必须成为一家怎样的公司？
（2）与企业战略有关的问题：
①我们是否遇到了非常严重的人才瓶颈？我们具体采取了哪些方法来解决？
②我们在哪些地理区域、哪些市场、哪些业务上与竞争对手进行竞争？
③公司关键员工的流失是否会影响我们达到既定目标？
④我们扩大企业的规模和利润的目标是什么？
⑤我们是否已经有现成的企业招聘策略，它是否能够起到作用？
（3）与竞争性的招聘策略有关的问题：
①企业内部是否有足够的人才来满足用人需求？
②我们是否拥有竞争性的企业招聘策略？如果有，它是否有效？
③我们现在和将来还需要获得哪些能力和才能，才可以满足基本的人才需求？
④我们和竞争对手相比有什么独特之处？
⑤在本行业中，其他公司是怎样搜寻、招募、留住关键人才的？
⑥哪些渠道是我们的核心渠道？哪些渠道我们还没有有效利用？
⑦在招募人才方面，我们是否已经充分利用了各种招聘渠道？
2、具体的招聘策略
（1）进行储备式招聘。
新公司应该多招聘一些对企业发展方向和目标都比较认同，年纪较轻的工作人员。吸引人才的手段主要是依靠良好的职业前景、充满挑战性的工作和领导者的个人魅力，在薪酬方面可以采用股权激励的方式。
当今社会，绝大多数企业是在出现岗位空缺时才进行招聘的，只有少数大企业进行了人才储备，也就是储备式招聘。具体做法是在没有出现岗位空缺时就招聘一批实习生进行培养和储备，一旦出现岗位空缺，就可以迅速填补空白。
对于新成立的小公司来说，他们大都没有足够的财力进行类似的人员储备，但是他们也可以将人才储备在公司的外部。比如说，现在很多企业都缺乏核心的销售精英、技术骨干以及中高层管理人才，我们完全可以将相关的候选人储备在自己的人脉关系中，让他们进入企业的“人才库”或是“亲友团”，一旦公司出现岗位空缺，可以立刻从企业的“人才库”和“亲友团”中找一个合适的人补上。
这样做是有道理的，因为在企业规模、产品、工资待遇、企业文化、地理位置等相同的情况下，一个人才自然愿意去有熟人或接触过的公司，不愿意去相对来说陌生的企业。
（2）中小企业要善于在招聘中进行差异化竞争。
大型知名企业，诚然拥有一块金字招牌，或者薪酬比较高的高新技术企业，对于求职者也拥有较强的吸引力。这样一来，不知名的小企业或微利企业如果和他们正面争夺人才，只会得不偿失。这个时候，小企业就需要拿出自己的“杀手锏”，与那些大型知名企业或高新技术企业搞差异化竞争。我们的竞争优势是：提升空间、人性化管理、学习机会、领导关怀、职位权限、弹性作息时间等。
有时候，与大企业的招聘日程“错峰”，或许更能彰显中小企业的魅力。记住，千万不要拿自己的短处去和他人的长处相比，因为这样做会让你很失望。
（3）企业招聘要善于运用精神和物质待遇吸引人才。
高额的薪水与优越的物质条件固然是吸引人才的有效手段，但是，人对物质的需求其实是非常容易得到满足的，一旦物质需求得到了满足，一个人就很容易丧失斗志。但是，人们对精神的追求却是没有极限的，也就是说在精神追求方面人类永远都不会满足。因此，新公司在对外招聘时应该以精神号召为旗帜，以物质待遇为诱导，凝聚大家心目中那个一直在想却未能实现的梦，只有这样新公司才能吸引大批人才。
（4）录用符合企业需求的员工，以此来维持企业的生存与发展。
通常来说，企业在下列情况下招聘自己需要的人员：一是新公司建立；二是企业因为扩大业务规模而造成人手缺乏；三是企业目前的人员结构不太合理，需要进行人员的重新配置，这个时候就要裁减不符合企业需求的人员，重新招聘一些符合企业要求的人员；四是企业内部晋升而造成的岗位空缺。
由此可以看出，人员招聘工作直接关系到了一家公司的生存与发展，同时也为公司的人力资源工作提供了一个非常好的基础平台。如果这项工作做得好，那么后续工作就会变得非常容易；如果这项工作做得不好，所招聘的员工不符合公司的要求，就没有办法做出较好的工作业绩，进而会提高人力资源相关后续工作的难度。
（5）借着招聘的机会努力提高企业的知名度，塑造良好的企业形象。
整个招聘的过程其实就是一个企业进行自我宣传的过程，同时也是企业进行形象推广、展示的过程。在这个过程中，企业通常都会利用广播、电视、报纸等多种途径发布自己精心制作的招聘信息，从而达到让更多的人了解自己的目的。
在实际的招聘过程中，企业招聘人员和应聘者的具体接触以及企业的招聘人员所表现出的职业素养、他们所介绍的企业情况、面试小组的人员构成、面试程序情况等都是应聘人员评价企业的硬性标准。这些看法会直接影响应聘者对于企业的印象，进而影响企业招聘的效果。因此，就算无法招到合适的人员，也要让应聘者对企业留下一个好印象。
同时，招聘的过程有时候也有可能会损害企业的形象，让应聘人员深深失望。为了避免出现这种情况，企业在招聘时就必须进行周密的策划，从而充分发挥招聘效应，提高招聘的成效，大大地提升企业的形象。
（6）建立灵活多样的招聘渠道。
招聘的具体标准对于一个企业的招聘工作具有非常重要的意义。或许我们应该这样说，企业能否招聘到自己需要的员工，和这个企业事先制定的招聘标准具有至关重要的关系。
合理的招聘标准可以让公司找到比较满意的员工，还可大大地降低企业的招聘成本，有效地提升招聘的有效性，吸引越来越多的高素质员工加入到企业当中。
因此，企业在进行招聘以前，就必须明确所需岗位的具体职责，认真落实这些岗位对员工在素质与能力上的要求，并据此制定出各个招聘岗位的工作说明书，作为进行企业招聘的标准。
为此，应该根据职位分析得出的结果，分别制定优秀、良好、一般等三个层次的招聘标准。要结合公司的实际情况，采取相应的招聘原则与标准。
假如公司需要的是对于企业来说非常重要的岗位的员工，就要求应聘者具备高人一等的能力，这个时候，就要适当提高准入门槛，对求职者提出较高的要求。
假如企业进行招聘时恰好人才市场供给不足，企业并不想付出较多的资金，而公司所需的人员对于企业发展也不是非常重要，那就可以适当地降低招聘的难度，也就是采取良好或是一般的标准。同时，一旦应聘人员因为缺乏一些可以在实际工作中很容易就学会的技能，也不必马上就将他们淘汰出局，可以先观察一下，也可以先把他们放进“人才库”储备起来，有需要的时候再录用。
（7）合理安排面试环节。
面试是企业招聘的过程中最为重要的环节之一，在实际的招聘中，面试环节必须精心策划好，而且还要有效防范出现不客观、不公正的现象。通过面试，应当对应聘人员的基本情况有所了解，而且还要让应聘人员对本公司的情况有较为清晰的了解。比如说，可以通过面试了解应聘人员的基本工作能力，与岗位相关的各项技能，个人的人生观与价值观，工作起来是否高效务实以及在应聘本公司之前的工作经历等。
在这个过程中，应当对求职者加强本公司产品、文化理念、企业形象等方面的正面宣传，让他们对所要应聘的职位有一个清醒的认识。
在进行面试以前，企业招聘人员必须认真地了解与分析每一个应聘者所提供的应聘求职材料。在进行面试的过程中，招聘人员要认真听取各位应聘人员对于自己所提问题的回答，这样做可以让求职者觉得自己真正受到了关心与重视，可以提高他们参与残酷求职竞争的自信心。
同时，还应尽量问清楚各项细节，从而了解应聘者所具有的综合素质。
在考察应聘者的时候，可以采用标准化测试、心理测试与角色扮演等多种面试考察的方法。
（8）建立有效的人力资源反馈与评估机制。
这种机制是企业做好招聘工作的重要环节，同时也是对企业前期主体招聘工作所做的总结。它可以让公司的招聘工作变得更有实效性，也能更好地节约企业的招聘成本，有利于公司发掘到最适合本企业发展需要的员工。尽管这一措施可能不会很快就有立竿见影的成效，但是它后期的效果却非常好。
一个富有成效的反馈与评估机制还能够让企业充分认识到自身招聘所存在的优势与不足，从而有利于让企业在今后的工作中保持优势，克服不足。
（9）必须不断提升招聘人员的素质。
企业的招聘人员不仅要在招聘的过程中认真考察应聘人员的素质，同时也要努力提升自身素质。具体的做法是：
一是要让公司人力资源管理部门的负责人参加具体的面试，并且还要发表自己的意见，因为只有人力资源部门的负责人才最清楚公司需要怎样的人才，或者说只有他最清楚哪种人才最适合公司。但是，同时我们也应当尽量避免招聘工作受负责人主观性的干扰。
二是在面试当中，最好是直接由所要招聘岗位的上级主管和跨级主管一起参与到面试之中，好几个人共同协商，可以把单一主管在面试时所产生的主观性降到最低限度。
三是公司应该把下属的工作效率作为考核企业中级管理人员的一个重要指标。作为绩效考核的一项重要内容，招聘人员必须尽力克服感情因素，做到理性面对问题、分析问题，从而表现出招聘人员的专业素养。
（10）建立健全公开公正的企业招聘制度。
通常一个公司进行的人才招聘，主要是看应聘者的专业与学历是否达到了公司的要求，却大大忽视了对应聘者能力的考察。要想得到真正的人才并很好地使用人才，那就必须坚持学历与能力并重的原则，从而创立一套科学的人才选用体系。
因此，企业在对外招聘时可以参照国家公务员选拔的模式，加大笔试与面试的考核力度，以此来加强对能力的测试与考核，从而真正地做到以才任人，进而实现企业的用人向着按需引进转变，以确保企业能够得到急需的人才。
总之，只有经过公开、公正与平等的选拔，才能让企业得到真正的人才，才能让企业内部的优秀人才发挥出最大的能量，让企业真正做大做强，从而产生最好的效益。
四、新员工培训管理
一家公司建立后，随着不断的发展壮大，必然不断招收新员工，这个时候就出现了新员工的培训与继续发展的问题。那么，一家新公司究竟该怎样面对和处理这个问题呢？
1、新员工培训的具体含义
新员工的培训与发展又被称为岗前培训或是职前教导，它是一个企业把所录用的新员工从局外人改造成自己人的过程，是员工从一个团队融入到另一个团队的过程。
2、新员工所面临的问题
（1）是否会被新群体接纳
企业的新员工来到新的工作环境中后，一定会想：公司的同事好不好相处？自己会不会被同事们接纳？能不能得到公司领导的认可？因此，公司要做的就是敞开自己的胸怀迎接新员工，为新员工提供一个良好的工作环境，让他们能够迅速融入公司的现有团队中。
（2）公司所许诺的东西是否能兑现
现实生活中，一些企业在招聘时为了能够尽可能地吸引优秀的人才，会给出很多美妙的承诺，可是一旦员工进入公司，承诺就全部无法兑现了。因此，很多新员工都会担心当初公司的承诺不会兑现，所以公司要做的就是一诺千金，兑现自己的承诺。
3、新员工培训的主要内容
应该让新员工全面了解公司、认识公司，减少生疏感，增加亲热感和使命感。这里所说的公司概况主要包括以下内容：
（1）公司所在城市的位置、公司的平面图以及公司在全市的地理位置。
（2）新员工的工作环境，包括办公室的办公设施、日常工作流程以及其他工作的辅助设施，对公司的硬件和软件设备尤其要做详细的介绍。
（3）展示公司已有的宣传图片和结构模型，应该由专人负责引导新员工参观公司，并向新员工解说，让新员工对公司的环境有一个大概的了解。
（4）公司的创业过程和发展战略以及远景规划。
（5）公司的产品和服务以及客户的大概情况和市场竞争状态。
（6）企业的组织结构以及主要领导。
（7）企业文化和经营理念。
（8）一份科学规范的岗位说明书。
（9）企业的规章制度和相关的法律文件。
4、新员工职位解释以及职业必备
公司要派专人向新员工描述适当的工作行为，并做出示范。制订出详细的日程安排，并且要在规定的时间内让新员工掌握必需的工作方法和工作技巧，要对新员工提出的问题给予必要的指点，对升职、加薪、绩效考核等事项也要做出详细的说明。
所谓的职业必备，就是新员工应该掌握的在实际工作中同事之间的联系方法、公司领导的管理风格、公司里的一些“行话”以及必要的保密要求等。
引用资料：上海分公司法人变更流程是怎样的
解决时间：2022-03-29 16:27
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